首页>>展商动态>>行业动态

参展指南 || 展商参展,这些准备工作,是你需要提前了解的。

点击次数:23 更新时间:2021-05-26

离我们大湾区五金机电采购交易会时间越来越近

我们后台也收到了一些来自各地展商朋友对开展的消息

其中不乏有第一次参展的展商

那么,为了更好地协助各位展商进行参展的准备工作

今天,我们就来盘点一下

作为展商,需要做的那些准备


01


特装搭建

     特装搭建是在选定了超过四个或者四个以上的标准展位的面积时,可以预定光地面积,而自行策划、特殊装修。

     特殊装修可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排,委托特装搭建公司,做出别出心裁的独特装修。特装的搭建是整个环节的重中之重,50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,搭建工作的细节:

1、通过设计图考虑在展场中的效果;

2、监督防火材料的使用,杜绝安全防患;

3、成本控制:实行整体打包搭建合作;

4、最好在布展前去工厂看一看,对材料和工艺有一个预先的监管和了解;

5、现场搭建的进度控制尤为重要,叮嘱搭建公司做好预案,特别要求其排出工期,细化到每一小时做什么,严格细致的时间表,才是保证现场搭建紧张有序地完成;

微信图片_20210604212256.jpg


02


准备展品


向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步,然后将这个目录具体化,主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录(以及配合展品的图片)提供给搭建公司,由搭建公司考虑如何安排展品的布置。

2021大湾区五金机电采购交易会将在9月7日8:30开始布展,请务必在此前做好相应的准备。

当然,事先已经做好设计图的情况下,可能需要对展品进行一些取舍,或是对展品的表现形式进行改进,这些就需要发挥智慧,按以往的经验,外行看热闹,内外看门道,拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键,另外,核心产品以实物为好,因为实物可以现场演示,这样让客户有深入的认知。

最后,要熟悉展览馆对特殊展品的要求,比如用电、限高等等数据,在这里要提醒一下,主办方提供的《展商手册》是需要熟悉的,作为企业展会准备工作负责人,这个文件一定阅读一遍的,并在重点内容加以批注和备忘。


03


资料准备


参加展览会之前您要准备足够的宣传资料,包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单,其使用量往往会超过您的预料,所以要做好充分的准备工作。同时,以备万一在展会上遇到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问,在资料的准备上,尽量做到求全求细,特别是对产品的介绍,性能、参数等等务求细致周全。


04


参展人员选择


正式开展的接待工作人员应分为以下工种:

1、现场接待:外形要好,性格外向主动,语言表达熟练,他们主要是负责接待到达展位的客户,讲解和解答,这些工作人员的数量可能要多一些,可根据展位的大小和布局:有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数,对这些人的要求就是彬彬有礼,不卑不亢,笑脸迎人,口齿清晰,专业知识扎实,另外特别注意的是,各负责各的一片区域,不能有客人来询问,就一拥而上,你也解答他也解答,显得现场比较乱,另外,遇到讲不明白的东西,可大方的介绍给能讲明白的人。

2、现场总协调:这个人应是经理一级,他主要管理所有"现场接待",解决"现场接待"所不能应付的问题,这个人领导能力要强,重要的是专业知识一定精深。

3、跑腿型的人员:现场难免会有一些体力活,杂活,突发事情,比如临时买个胶带或工具、搬搬资料,忙的时候,顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快,对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。

4、总后勤:这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行,需要指出的是,在展会现场,花销自然不会小,物品自然要贵一些,展会上比较辛苦,因此,不能太小气,让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手,视参会工作人员的数量来定,比较重点的工作是饮用水和中餐。

最后需要说明的是,视展位的大小,安排相应的人手,如果展位小,安排的人少,那么可能就一个身兼数职,但工种大抵如此,不论如何,赴展会前的动员会是一定要开的,确定职责,分工明确,确保参展的数天内工作紧张有序。


05


提前预约目标客户


与重要的客户约定见面时间,以加强业务联系,这也是展览会的重要工作之一。可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排,不能因为展会现场工作比较忙乱,而冷落了这些重要客户。因此来说,需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作,提前拟定约会客户的名单,向他们发出邀请,确保他们莅会,保证约会成功,达到商业目的。

在实际操作中,很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家,其实这是很错误的,企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中,本身对自己就是一种宣传,毕竟能赴会参展,也是企业实力的一种象征。

微信图片_20210604212305.jpg


06


现场清洁与撤展

主场承建商负责标准展位的清洁,特装展位参展商负责各自特装展位的清洁。展会期间,主场承建商应保持标准展位的清洁,特装展位的参展商应保持各自特装展位的清洁,展馆的清洁工主要负责垃圾清运和展馆公共区域的清洁工作,同时提供展位内有偿的清洁服务。

2021五金机电采购交易会的撤展时间为9月11日下午15:00开始,参展商需在当天的13:00后至现场服务台办理《展品放行条》。